Combien de temps et d’énergie passez-vous à chercher chez vous un document important qui n’était pas là où vous pensiez qu’il devait être ? Lorsque vous planifiez un déménagement, il est essentiel de savoir comment organiser les papiers importants avant de tout emballer, surtout si vous déménagez dans un nouvel État. Les documents qui ne sont plus nécessaires peuvent être déchiquetés avant le déménagement et l’emballage, mais il y a des éléments que vous devez garder pendant un certain temps, ce qui signifie que vous devez les emporter. Si vous créez un système durable, cela peut être plus facile qu’il n’y paraît au début. Suivez le lien tout savoir sur le cerfa pour vous aider dans les démarches administratives.
Conseils sur la façon d’organiser les papiers importants
Pendant que vous faites un calendrier d’emballage, assurez-vous de garder une trace de toute la documentation que vous devez rassembler. La meilleure façon d’organiser chaque document est d’acheter un classeur, une boîte à dossiers suspendus ou de créer un classeur de déménagement avec des onglets. Vous pouvez utiliser des marqueurs de couleur pour différencier chaque document par type pour un accès plus facile. La partie la plus délicate est de les rassembler en un seul endroit et de faire une sélection de ce qui doit être jeté et de ce qui doit être conservé. Mais, si vous créez plusieurs piles et que vous les organisez par type, cela ne devrait pas être si difficile.
Conseils de rangement
Si vous voulez éviter de dépenser de l’argent pour des boîtes de classement prêtes à l’emploi ou un rangement professionnel, il existe de nombreuses façons de créer un reposage DIY gratuit pour n’importe quoi. Vous pouvez faire appel à votre imagination pour fabriquer des boîtes DIY en carton et des classeurs en papier ou utiliser des bacs en plastique au lieu d’un classeur.
Si vous conservez chaque élément dans un casier à classeurs, vous pouvez le fixer avec un film plastique et le placer simplement dans un carton de déménagement. Il en va de même pour les classeurs. Un avantage supplémentaire est que vous recyclerez de vieux matériaux et prendrez soin de l’environnement. Cependant, assurez-vous de ne pas garder de choses importantes dans vos meubles, car elles pourraient se perdre pendant le déménagement.
Idées créatives sur la façon de stocker chaque papier
Il existe de nombreuses idées de stockage créatives que vous pouvez utiliser. Vous pouvez créer des relieurs à code couleur vous-même en utilisant de vieilles boîtes de petite taille que vous pouvez étiqueter avec des autocollants de couleur. Les boîtes ordinaires peuvent être converties en classeurs si vous les divisez en plusieurs parties avec du carton découpé sur un côté pour faciliter l’accès à chaque document.
Créer un système de classement pour vos papiers
Le meilleur système est de diviser toute la paperasse en deux catégories de base, Actuelle et Ancienne – qui peuvent ensuite être divisées en plus de sous-catégories selon le type. Tout papier actuel doit être facilement accessible, tandis que les anciens peuvent être placés quelque part pour une référence future si nécessaire.
Mettre en place un dossier d’archives pour l’ensemble du système de classement
Les archives doivent contenir les papiers les plus importants, tels que :
- les actes, déclarations de revenus
- contrats
- baux
- passeports
- cartes de sécurité sociale
- assurance-vie
- dossiers scolaires
- dossiers d’emploi
- dossiers médicaux
- certificat de baptême
- documents de retraite
Prenez-les séparément dans des dossiers étiquetés que vous placerez dans une boîte ou un classeur. Rangez-les par dates de façon à ce que les nouveaux documents se trouvent à l’avant.
Les dossiers doivent être étiquetés selon des catégories de base, telles que :
● Finances
● Emploi
● Études
● Assurance
● Santé
● Pièces d’identité
● Immobilier
● Voiture
● Autres
Lorsqu’ils sont classés dans ces catégories, il est préférable de les conserver par ordre alphabétique. Le dossier des pièces d’identité doit être placé à l’avant, car vous risquez d’avoir plus souvent besoin de votre passeport, de votre carte de sécurité sociale et de votre certificat de naissance/de mariage. En fait, étant donné l’importance de chaque document, vous pouvez les ranger dans une boîte de sécurité.
Comment mieux classer tous les papiers – Quelques exemples
Vous devriez trouver la meilleure façon de catégoriser si vous voulez gérer facilement vos papiers. Voici un exemple :
- Archive– ceux que vous devez conserver mais dont vous n’avez pas souvent besoin, comme les actes, les contrats, les baux, les déclarations d’impôts, les dossiers académiques et médicaux
- Ménage– ceux que vous utilisez quotidiennement comme les recettes, les coupons, les manuels d’utilisation
- Action– ceux que vous utilisez et jetez, comme les rappels, les invitations, les tickets de parking
- Recycle– tout ce qui ne contient pas d’informations personnelles, comme les journaux, les publicités, les prospectus
- Chiffre– ceux qui contiennent des informations personnelles et qui sont périmés comme les vieilles factures ou les relevés bancaires
Une autre façon de catégoriser peut être :
- Biens– actes de propriété, hypothèque, taxes, assurance habitation, inventaire de la maison
- Santé– assurance maladie, listes d’ordonnances, reçus médicaux
- Car– polices d’assurance, dossiers d’entretien
- Finances– relevés bancaires, prêts, relevés de cartes de crédit
- Électronique– contrats de téléphonie mobile, garanties des appareils électroniques ;et manuels (si vous n’avez pas jeté ou donné les appareils), factures du câble et d’Internet
- Personnel– certificats de naissance et de mariage, documents de sécurité sociale, passeports
- Animaux de compagnie– pedigrees, informations sur les vaccins, documents relatifs à la santé en cas de déménagement avec des animaux de compagnie
Pendant combien de temps conserver certains documents avant de les jeter
Vous devriez revoir chaque document que vous possédez quelques fois par an pour voir si certains d’entre eux sont périmés et devraient être jetés.
Papiers que vous devriez conserver pendant un an
Il s’agirait de dossiers d’assurance périmés, de relevés hypothécaires mensuels, de grands livres de chéquiers, de talons de chèques de paie et autres documents similaires.
Documents que vous devriez conserver pendant cinq ans
En général, il s’agit de relevés bancaires, de chèques annulés, de talons de revenus de chômage, de factures ou de réclamations médicales, de reçus d’impôt, et ainsi de suite.
Faire des doubles de tout
Il peut être judicieux de créer des copies de chaque document personnel – carte d’assurance maladie, permis de conduire, cartes de crédit et de débit, entre autres, et de les conserver avec tout autre document vital.
